1. Introducción:

Adobe Connect es una herramienta de videoconferencia integrada en la UMH. Para utilizarla tan sólo es necesario disponer de un navegador con Adobe Flash instalado. Esta herramienta permite realizar videoconferencias de forma sencilla, ofreciendo imagen y voz del ponente, compartición de archivos, diapositivas y pantalla, interacción con chat, permisos de micrófono a asistentes, realización de encuestas y mucho más.
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2. Reserva de sala:

El primer paso para usar Adobe Connect como personal de la UMH consistirá en realizar la reserva de una sala de videoconferencia. Esta reserva se realizará a partir del vínculo www.umh.es/horarios y seleccionando “Solicitud de reserva para estancias virtuales de videoconferencia”. Una vez hayamos realizado la reserva siguiendo el asistente, tendremos la sala habilitada para nuestro uso en la franja horaria seleccionada.

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3. Acceso y ajustes iniciales:

Para acceder a la sala podremos hacerlo por medio de http://connect.umh.es/sala(x) siendo (x) el número de sala. Por ejemplo http://connect.umh.es/sala3, si ha sido la sala3 la que ha sido reservada; esta URL habrá de  enviarse a los asistentes para que accedan a la videoconferencia. También podremos acceder por medio de http://connect.umh.es/ en caso de no recordar el número de sala reservado, donde encontraremos la sala y su vínculo de acceso en la franja horaria reservada.

Deberemos recordar configurar nuestro sistema, y la sala de Connect, para asegurarnos de que tanto la imagen como el audio funcionan correctamente, para ello tendemos un asistente en la pestaña “Reunión-> Gestionar mis ajustes” done podremos verificar el correcto funcionamiento del micrófono y de la cámara.

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4. Herramientas y diseños:

Connect pone a disposición del usuario las herramientas necesarias para hacer de forma sencilla una videoconferencia. Estas herramientas se denominan “PODS” y pueden configurarse bajo distintos diseños, en distintas disposiciones y con distintos tamaños. Por defecto tendremos 3 diseños accesibles, pero podremos crear más si los necesitamos. Los pods de los que disponemos en Connect son los siguientes:

–Cámara y voz: Este pod servirá para que nuestros asistentes puedan ver al anfitrión o ponente en directo a través de su webcam. Una vez habilitado, además de la imagen también se activa el audio del micrófono.

–Lista de asistentes: Aquí podremos ver todas las personas que están en la sala, modificar y verificar sus niveles de acceso (de asistentes a ponentes o a anfitriones).  En este pod podemos dar de permisos de micrófono y solicitar a un asistente que nos comparta su pantalla de ordenador.

–Chat: En este pod podremos interaccionar con nuestros asistentes; es posible establecer una conversación privada sólo con aquellos asistentes que deseemos, seleccionándolos de la lista de asistentes.

–Notas: Aquí podremos mostrar las ideas más importantes de la ponencia, índice de contenidos, apartado que se presenta, etc.

–Compartir: Este pod nos servirá para compartir tanto presentaciones PowerPoint como archivos en video FLV y audios en MP3. También podremos compartir nuestro escritorio con él y usarlo como pizarra en caso de ser necesario.

–Encuesta: Aquí podremos realizar encuestas o preguntas directas a los asistentes para mantener su atención, los resultados serán mostrados en directo y podremos realizar preguntas de opción múltiple (solo una correcta) o múltiple respuesta (con varias opciones correctas).

–Archivos: En este pod podremos cargar archivos para compartirlos con los asistentes, de forma que durante la ponencia puedan descargarlos en sus equipos.

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5. Gestión de las grabaciones:

Las sesiones de Connect pueden ser grabadas para su reutilización, pero el contenido de la sala será eliminado tras finalizar la reserva, incluidas las grabaciones. Para evitar esto, debemos seleccionar la grabación de la reunión y cambiarlo de la carpeta “Contenido de la sala” a “Contenido del usuario”.

Para tener la grabación siempre disponible deberemos acceder desde dentro de la sala a “Reunión->Gestionar información de la reunión”. Tras seleccionar el apartado “Grabaciones” deberemos seleccionar la grabación de la sesión y moverla a nuestro contenido. Una vez aquí podremos editar la grabación para eliminar segmentos sin interés. No deberá olvidarse hacer pública la grabación, desde “Permisos”, de esta manera todo el que tenga el vínculo podrá visualizar el video. Siguiendo estos pasos tendremos siempre disponible la grabación de la sesión para ser reutilizada.

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6. Creación de grupos de trabajo:

Connect ofrece la posibilidad de distribuir a los participantes de las reuniones hasta en 5 subsalas. Esto es particularmente útil para el trabajo colaborativo y presentaciones dentro de subgrupos de asistentes, ya que una vez se han distribuido en subsalas,  todos ellos adquieren permisos de presentador en las mismas, podrán cargar sus presentaciones y presentarlas como el anfitrión (ponente principal) en su sala. La mayor ventaja es que el ponente principal puede cambiar dinámicamente de subsala para comprobar cómo están las presentaciones de los alumnos, e informar con mensajes “Broadcast” a todo el mundo a la vez sobre la dinámica grupal o la temporalización de la actividad grupal.

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7. Instrucciones para los alumnos:

El anfitrión o ponente será responsable de informar a los participantes de cuándo será la videoconferencia, tanto mediante un anuncio web, como mediante correo electrónico, indicando: día, hora, motivo de la reunión y lo más importante, el enlace de acceso.

Se deberá recomendar a los participantes que empleen auriculares y micrófono para evitar acoples; además deberán contar también con webcam en caso de que se pretenda la interacción visual con ellos. Para que la conferencia discurra correctamente, cada participante deberá configurar sus dispositivos de forma adecuada e iniciar el asistente de Audio de Connect en “Reunión->Gestionar mis ajustes”.

Se recomienda enviar el vínculo de este vídeo a los participantes para que sepan cómo acceder y configurar sus ajustes.

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